Как организовать праздник, который запомнят все, раскрывает организатор масштабных бизнес-форумов, обучающих корпоративов, развлекательных ивентов Софья Бохан.
Определяем цель
Для этого нужно понять, на какую аудиторию вы будете работать. Если это школьный выпускной для учеников 9 или 11 классов, то будет круто провести вечер в приятных воспоминаниях о школе. А если обучение сотрудников, то важно понимать, на какой отдел сделать фокус, чтобы устранить слабые стороны и поддержать сильные.
Выбираем концепцию
Самые беспроигрышные варианты, когда гости погружаются в атмосферу мероприятия и сами участвуют в программе. Например, выпускной вечер можно провести в «театре», где главные роли исполнят учителя и ученики. А корпоративное обучение сделать в формате «больницы». На входе каждый сотрудник получает «больничный лист», в котором пишет «боль» — проблему, какую не может решить в работе. Допустим, он не успевает к дедлайнам. «Врачи»-спикеры, они уже прошли эти этапы и просто делятся опытом в необычном формате. В итоге «пациент» получает справку, что здоров.
Пишем сценарий
Чтобы составить четкий план мероприятия, закладываем время. В среднем от 2-х до 6 часов. Потом люди устают и теряют фокус внимания. Каждый час разбиваем по правилу
В бизнес-мероприятиях в сценарии важно указывать полный состав команды, вплоть до закупщиков рекламы, чтобы знать к кому обратиться при необходимости.
Во что поиграть?
Если мероприятие долгое, добавляем активностей. Например, встать раньше со стула, чем это сделает сосед справа.
В знакомом коллективе можно поиграть так. Все пишут пожелания друг другу и кладут их в коробку, а потом передают её по кругу, вытягивая бумажки. Еще вариант: распечатать общее фото гостей и отдельно лица мультяшных героев, и сделать коллаж. Главное, чтобы никто не видел, кто какого героя вытащил и к чьей голове приклеил лицо Шрэка или принцессы, чтобы потом угадать атвора.
На деловом мероприятии, где много незнакомых людей, хорош формат нетворкинга. Например, на последнем бизнес-форуме мы давали золотые шоколадные монетки, которые участники могли обменять на услуги других гостей. Цель — собрать как можно больше монет, то есть получить больше всех клиентов.
Выбираем площадку
Идеальная должна быть в легкодоступном месте, с хорошим доступом в интернет, чтобы люди могли в моменте делиться фото и видео с мероприятия. Хорошо, если парковка рядом, да ещё и бесплатная. Интересные места, которые отвечают этим требованиям, это кинозалы, в которых много сидений и можно потанцевать или организовать другую активность.
Среди необычных площадок, где я проводила мероприятия, ботанические сады, музеи, галереи, ещё были события в поле и в лесу. Чаще всего их выбирают как раз для выпускных, свадеб и тематических вечеринок.
Я сама в этом году окончила 11 класс и, несмотря на то, что организовала более 80 событий (для более 8 тысяч человек), где многое видела, думаю, собраться у моря или просто на природе — это интересно. На тот же выпускной можно отправиться на пикник с кинопоказом всех крутых моментов, которые были в школе.
Проверяем технику
Входит ли она в аренду помещения или вы заказываете её отдельно, обязательно всё тестируйте. У колонок и микрофона проверьте уровни громкости, откуда и как слышно. У экрана с проектором оцените высоту и чёткость изображения.
Ищем ведущего
Советую делать это лично. Сначала отбираете кандидатов, опираясь на отзывы на соответствующих сайтах, затем при встрече. Важно учитывать, насколько ведущий «живой» и готов вовлекаться в мероприятие. Спросите его, как он выйдет из форс-мажорных ситуаций, к примеру, если кто-то из спикеров опаздывает или в зале очень шумно? Ответы устроили, как и его подача себя? Это ваш идеальный выбор.
Хотите, чтобы торжество вела знаменитость? Обязательно оговаривайте условия оплаты. «Подводные камни», когда требуют сразу 100% гонорар, а потом у звезды не получается приехать или возникают еще какие-то обстоятельства. Поэтому и время приезда известному человеку лучше сказать намного заранее (за 2 часа) до мероприятия.
Всегда должен быть запасной ведущий. Но с ним это нужно оговорить, а не ошарашивать в последний момент отменой его надобности, как иногда делают организаторы, забывая о простых человечных отношениях.
Думаем о деньгах
Напоследок хочу сказать тем, кто хочет зарабатывать на организации мероприятий. Просчитывайте всё заранее, обязательно заключайте договор и никогда не ставьте супернизкий чек, чтобы к вам пришли благодарные и адекватные заказчики.
