Удобство с нюансами. Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Бумажные трудовые книжки с января 2021-го года работодатель теперь может вести только для тех сотрудников, которые попросили его об этом в письменном заявлении. Его нужно было подать до 31 декабря 2020 года. Остальные трудовые книжки впредь будут вестись только в электронном виде. Также это коснется тех, кто впервые устраивается на работу с этого года. Тем же, кто не подал работодателю такое заявление в прошлом году, должны выдать на руки бумажные трудовые книжки. А все сведения об работе этих людей теперь будут храниться в электронной базе данных.

По сути электронная трудовая книжка – это файл, содержащий практически всю ту же информацию, что и обычная трудовая книжка: о стаже, местах работы и занимаемых должностях, а также о причинах переводов и расторжений трудовых договоров. Хранится он в общероссийской базе на специальных защищенных серверах. Что же изменилось? Об этом мы поговорили с юристом Анной Ухловской. Также она рассказала о преимуществах и недостатках электронных книжек перед уже привычными бумажными.

Плюсы

• Главное, что электронные трудовые книжки не могут быть утрачены или испорчены. Тогда как для восстановления данных из бумажной трудовой нужно обращаться к прошлым работодателям, в Пенсионный фонд за справками о трудовом стаже, периодах и местах работы, а также иногда в государственные архивы или даже суд;
• Теперь гораздо удобнее будет трудоустроиться на дистанционную работу, что сейчас становится достаточно актуально;
• Удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности (не нужно запрашивать у работодателя заверенную копию и ждать ее 3 дня). Чтобы получить справку для загранпаспорта или кредита, будет достаточно зайти в личный кабинет на сайте ПФР или в личном кабинете на «Госуслугах»;
• Без дополнительных документов должна упроститься и ускориться процедура оформления пенсии;
• При смене места работы не придется передавать и получать бумажную книжку, что особенно актуально при возникновении споров с недобросовестными работниками и работодателями;
• Снизятся расходы работодателей на приобретение, хранение и ведение бумажных трудовых книжек;
• Раньше сотрудники могли заводить более одной трудовой книжки, например, одну для стажа по одной специальности, вторую – по другой. С электронной цифровой книжкой так не получится. Для работодателя это плюс.

Минусы

• Теперь желательно регулярно самостоятельно проверять, чтобы работодатель верно передавал информацию о трудовой деятельности через сайт ПФР или личный кабинет на «Госуслугах». Ведь ошибок исключать нельзя, а единственный способ исправить ее – личное обращение в компанию, внесшую эту запись;
• Работодателю при трудоустройстве нового сотрудника, чтобы узнать предыдущие места и периоды работы придется запрашивать у сотрудника справку с прошлого места работы или выписку из личного кабинета. При этом такую выписку или справку будет гораздо проще подделать, чем бумажную трудовую книжку.
• Также работодатель не может проверить подавал ли сотрудник заявление об оставлении бумажной трудовой на прошлом месте работы или нет. А при противоречии между бумажной и электронной трудовой книжкой, никто не знает, какому варианту будет отдано предпочтение.
• Хоть нас уверяют, что безопасность и сохранность данных электронных трудовых книжек гарантируется и хранение этой информации осуществляется в том числе и на резервной площадке, но как будет на практике, покажет лишь время;
• В электронном варианте отсутствует раздел со сведениями о награждениях и благодарностях. Пока эти сведения не переносятся в обновленный формат, а это всегда было и остается важным моментом для государственных предприятий;
• Раньше запись в трудовую книжку вносилась в течение пяти рабочих дней. Теперь о приеме на работу и увольнении сотрудника работодателю нужно вносить сведения «день в день». Это может быть проблемой для работодателя в случае перебоев в сети интернет или других технических сложностях. А если сотрудник вдруг передумал через пару дней трудоустраиваться или увольняться, эти сведения исправить в трудовой книжке нового формата будет возможно, но сложно.
• Бумажные трудовые книжки все равно придется хранить. Но теперь ответствен за хранение сам работник. А если трудовой стаж начался до 1997 года, бумажная трудовая книжка – единственный документ, который этот стаж подтверждает.

Таким образом, безусловно, сейчас есть много неясных до конца моментов, связанных с процессом перехода на новый формат трудовых книжек. Однако данный процесс уже неизбежен, а при внедрении каких-либо изменений всегда есть свои сложности, которые устраняются уже на практике.

Сменить работу в пандемию. Какие профессии вымрут, а какие – останутся Подробнее